Zen Hills

Журнал про менеджмент и лидерство с толикой IT

Календарь как основа личной эффективности

Время чтения: 10 мин.

Календарь определяет то, чем мы будем заниматься в течение дня. Если руководитель управляет своим календарём, то может заниматься самым важным в каждый конкретный момент времени. В противном случае, когда календарь управляет руководителем, он лишь будет крутиться как белка в колесе, перепрыгивая с одной встречи на другую.

Другими словами, либо вы управляете свои календарём и достигаете новых вершин, либо он вами и вы всегда в догоняющих.

Роль лидера — дирижировать перформансом компании через встречи, у каждой свой смысл

Асан Курмангужин, CEO СберМаркета

Самый ценный ресурс каждого человека — время и календарь позволяет управлять им. Чтобы делать это эффективно, приведём несколько базовых советов:

  1. Старайтесь группировать активности по их типу
  2. Фокусируйтесь на недельном ритме работы
  3. Под каждое дело забивайте слот в календаре и занесите в календарь рекуррентную встречу на обед
  4. В рамках одного дня распределяйте активности исходя из своих сильных и слабых сторон

Разберём подробнее каждый из них 👇

👯 Совет №1: старайтесь группировать активности по их типу

Это позволяет лучше управлять фокусом за счёт снижения издержек на смену контекста.

Хорошей иллюстрацией подхода группировки по типу будет ящик со столовыми приборами, где мы храним в отдельных секциях вилки, ножи, ложки и пр. И когда нам нужно достать вилку, мы просто достанем её из нужной секции, затем ножик из соседней и пойдём кушать наш ужин. Вместо того чтобы перебирать большую груду приборов в поиске нужных нам.

При этом группировать активности можно как в рамках дня, так и в рамках недели.

🥁 Совет №2: фокусируйтесь на недельном ритме работы

Меньший цикл обратной связи, даёт большую гибкость.

Каждая неделя — это ваш личный спринт из 7 дней. На таком отрезке проще управлять фокусом, меньше может измениться и вы можете проще что-то менять в своих планах.

Если ваша команда работает итерациями (спринтами) длиннее 1 недели, то это не помешает вам работать в недельном ритме. В таком случае у вас будут разные фокусы на каждую из недель: например, на первой — запустить спринт, а на второй — добить все хвосты и подвести итог.

💯 Совет №3: под каждое дело забивайте слот в календаре

Правило простое: в каждый свободный слот в календаре вам могут поставить встречу.

Поэтому если вам важно сделать что-то в конкретное время, то это время в календаре следует заблаговременно забукать. Так вы будете уверены, что у вас будет достаточно времени на то, что реально важно для вас.

Иначе всё ваше время растащат коллеги на встречи и активности важные им. Но задайте себе вопрос: “почему любая входящая встреча для вас важнее, чем тот самый важный вопрос?”.

🥗 Совет №3.а: занесите в календарь рекуррентную встречу на обед

Менеджер, у которого нет обеда в календаре — не обедает (либо обедает во время встречи). Здесь работает тот же принцип, что и выше — любой свободный слот будет занят.

🧑‍✈️ Совет №4: в рамках одного дня распределяйте активности исходя из своих сильных и слабых сторон

Тут действует тот же принцип, что и в совете №2, но только в рамках дня.

У каждого из нас есть часы продуктивности. Есть обед, после которого вся энергия уходит в желудок для переваривания еды. И многие другие особенности нашей продуктивность в ту или иную часть дня.

В основном вся работа руководителя поделена на 3 вида активности:

  • Сфокусированная работа — работа, которая требует состояние потока. Обычно не более 2-4 часа подряд.
  • Встречи — плановые встречи.
  • Ad-hoc активности — срочные вопросы или активности в моменте, на которые требуется время и фокус.

Под сфокусированную работу и ad-hoc активности стоит занести рекуррентные встречи в календарь, чтобы заблокировать время на подобные активности. Время, куда вам можно поставить встречу, оставьте свободным.

При этом каждый день у вас может быть разный набор активностей. Исходите из своего недельного ритма (см. совет №2).

🎬 Что получается на выходе

Каждый день от недели к неделе у вас будет гарантированное время и фокус на все типы активностей, которые необходимы вам для достижения успеха. Активности будут сгруппированы по своему типу и будут съедать меньше издержек на переключение контекста.

При этом в каждый момент времени вы будете заниматься там, что вам будет важно именно в этот момент.

Скорее всего, заложив на неделе, например, 4 х 4 ч. на сфокусированную работу вы не получите 16 ч. Т.к. мир меняется ежесекундно и вам так или иначе придётся менять планы. Но скорее всего каждую неделю у вас будет стабильно по 10-20 ч. (60-120% от запланированного времени).

И, что самое важное, — это время, на которое вы можете рассчитывать каждую рабочую неделю!

😕 Но мне всё равно поставят встречу поверх блока

И да, и нет.

Почему всё равно поставят встречу:

  1. Вы не можете запретить коллегам ставить вам встречу, даже если слот в календаре у вас занят. Это следует принять как данность.
  2. Встречи на 5+ человек обычно крайне сложно планировать, особенно если нужно созвониться оперативно.
  3. Встречи от руководства (в широком смысле) будут появляться в вашем календаре тогда, когда удобно руководителям. Но по мере вашего карьерного роста таких людей будет становиться меньше.
  4. Есть категории встреч, которые не терпят ожидания (например, для меня это собеседования с кандидатами в мою команду или post-mortem по инцидентам).

Почему не поставят встречу:

  1. Инициатор встречи дважды подумает о том, стоит ли вам ставить встречу поверх другой. Т.к. он не может оценить важность другой встречи, а с вами поговорить ему нужно. При этом если время в календаре будет свободно, то встреча наверняка прилет вам тогда, когда будет удобно инициатору, а не вам.
  2. Если встреча на несколько людей и ваше присутствие необязательно для принятия необходимых решений, то вас просто не позовут, т.к. ваш календарь не позволит собраться оперативно. Тем самым отсекается большое число встреч, где вы Informed.

Попробуйте примерить это на себя на примере совета про обед. Допустим, вы хотите поставить супер-важную для вас встречу с коллегой, но его календарь забит под завязку на 2 дня вперёд. При этом посередине дня есть встреча “Обед” на 1 ч. Что вы сделаете в таком случае? Вряд ли поставите встречу поверх его обеда. Наоборот, вы, скорее всего, напишите ему и спросите когда он сможет с вами созвониться.

🎖️ Про что стоит помнить

Ваша задача не “ходить на встречи”, а управлять перформансом команды и достигать результатов. Всё, что вы делаете, должно преследовать именно эту цель.

Если вы не считаете встречу важной, то всегда можете её отклонить. Особенно если её поставили поверх чего-то в вашем календаре. Если инициатору встречи будет важно ваше присутствие, то он дойдёт до вас и попробует договориться об удобном для всех времени.

В каждой компании обычно есть негласные практики и подходы к тому в какую часть дня, что делается. Например, у большей части людей первая половина дня самая продуктивная, поэтому в это время они стремятся заняться сфокусированной работой, унеся встречи на послеобеденное время. Если вы поставите свой слот на сфокусированную работу на вторую половину, то наверняка проведёте это время на встречах, как и большинство ваших коллег.

🗓️ Как выглядит моя неделя

Немного контекста: мои прямые сотрудники тимлиды (руководители команд разработки). При этом такой же подход к работе я бы выбрал, если работал и с линейными сотрудниками. Возможно, наличие итеративной модели работы команды (спринты) наложило бы свой отпечаток.

Моя неделя делится на 2 части:

  1. Run / снимаю срез: понедельник и вторник — в эти дни обилие синков с прямыми сотрудниками (тимлидами), ключевыми пирами (продакты, HRBP, лидами гильдий и др.), встреча лидеров департамента, встреча моего отдела с результатами спринтов команды (или апдейтом если встреча посередине 2-хнедельного спринта), общая встреча компании с результатами недели и др. Часть встреч еженедельная, часть bi-weekly.
  2. Grow / создание ценности: среда, четверг и пятница — в эти дни все активности направлены на создание новой ценности. Они включают как целевые встречи, так и время на сфокусированную работу, а также время на срочные ad-hoc вопросы.

Каждая будущая неделя в моём календаре выглядит так:

Календарь, которым управляю я

Всё, что вы здесь видите — это рекуррентные встречи. Они составляют основу моего недельного рабочего ритма. В среду и четверг есть слоты по 1 часу на встречи, которые регулярно разбираются под важные для меня обсуждения по ходу недели.

Однако важно понимать, что в конце недели мой календарь выглядит уже совершенно по другому. Т.к. каждый день в каждый момент времени я определяю, что мне важно прямо сейчас и на чём необходимо сделать фокус в ближайший час. Это может происходить как с подачи коллег, так и меня самого.

💎 Послесловие

Экспериментируйте и будьте гибки! Найдите свой рабочий ритм, преумножайте сильные стороны и двигайтесь вперёд за счёт фокуса на важном в каждый момент времени.

Помните, что самый ценный ресурс каждого человека — время. И календарь позволяет управлять им.

Насколько пост был вам полезен?

Ваша оценка помогает Zen Hills становиться лучше 😇

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Насколько пост был вам полезен?

Сожалеем, что пост не оказался полезным для вас 😔

Расскажите, как нам стать лучше?

Узнавай о наших статьях первым

Подпишись на @zenhills в Telegram

Добавить комментарий