Многозадачность и сфокусированная работа

Многозадачность — это стремление одновременно выполнять несколько задач и иметь возможность быстро переключаться между ними. Такая идея кажется привлекательной, так как многозадачность должна увеличивать производительность человека и позволить достигать больших результатов за то же время. Поэтому многие люди осознанно хотят развить навык многозадачности, а ряд компаний в принципе ожидает видеть это у своих сотрудников.

Однако многозадачность в привычном понимании приходит в нашу жизнь и работу с довольно высокими накладными расходами:

1. 🥵 Повышенным стрессом
2. 🪫 Усталостью
3. 🤷 Потерей контекста
4. 😵‍💫 Возможно, посредственными результатами

Вожделенного повышения собственной производительности можно достичь и другим подходом, который лишён этих недостатков и состоит из 2-х компонентов:

1. 🧑‍💻 Сфокусированной работы
2. 🔢 Грамотного управления своими приоритетами

В статье разберём, почему многозадачность в понимании большинства не работает. После чего рассмотрим, как достичь ещё больших результатов, но при помощи сфокусированной работы 🚀

🌱 Естественная многозадачность в нашей жизни

В обычной жизни многозадачность встречается у нас довольно-таки часто и зачастую неосознанно. Мы можем смотреть фильм во время ужина, слушать музыку во время пробежки, листать ленту соцсетей во время встречи, разговаривать с другом во время обеда и пр.

Но попробуйте прислушаться к себе в такие моменты и посмотреть: на что реально направлено ваше внимание и фокус в такие моменты, а что вы делаете на автомате.

Например, когда мы смотрим фильм во время ужина, то наверняка будем сконцентрированы на сюжете фильма, а не на том, чтобы прочувствовать все нотки вкуса каждого блюда на столе.

То же самое будет происходить и во всех остальных случаях, когда мы делаем сразу несколько действий в обычной жизни.

🗓️ График творца и график менеджера

В 2008 году Пол Грэм написал эссе Maker’s Schedule, Manager’s Schedule (перевод на русский), в котором выделили 2 графика работы людей в компаниях:

• 🧑‍✈️ Менеджер — кто живёт в ритме часовых слотов и может решать, чем займётся дальше. Большинство людей, обладающих властью, живут именно по такому графику.
• 🧑‍🎨 Творец — кто создаёт что-то новое (например, программисты, дизайнеры и др.). Им важна возможность фокусироваться и ловить то самое состояние потока, чтобы создавать. Для этого нужны уже более значимые блоки времени — например, по полдня и более.

Оба графика прекрасно сосуществуют. Проблемы возникают, когда они сталкиваются. Т.к. для человека, живущего по графику творца, менять фокусы в течение дня — катастрофа. Неважно встреча ли это, сообщение в мессенджере, новая срочная задача или что-то другое.

При этом каждый руководитель также создаёт что-то, чтобы развивать свою команду и вверенную ему часть бизнеса компании (например, формируя видение, стратегию, планы развития, процессы работы и пр.). Но он не может полностью войти в режим творца, т.к. остальная часть работы никуда не денется.

Да, руководитель может многое делегировать. Однако не неудобная правда в том, что далеко не всё и всегда можно делегировать сотрудникам.

🤔 Время фокусного внимания

Основной элемент интеллектуального труда — это время фокусного внимания или время, в которое мы имеем возможность сосредотачивать наше сознание на определённой цели.

Человек может сосредоточенно и внимательно трудиться, только когда его не отвлекают и он сам не отвлекается от текущего дела. Любое отвлечение значительно уменьшает продуктивность из-за переноса внимания на другой контекст. Вне зависимости от того, будь это какой-то короткий разговор в офисе, звонок, сообщение в корпоративном мессенджере, звонок супруги или что-то другое.

Такое отвлечение приводит к переключению контекста между несколькими делами. Разберём подробнее, что это такое 👇

🎛️ Переключение контекстов

Когда мы переводим фокус с одного объекта вашего внимания на другой, происходит переключение контекста — информация о первом объекте в нашей “оперативной памяти” заменяется информацией о втором.

Такое переключение — это довольно “дорогая” операция для нашего разума. Если смена контекстов происходит очень часто, то это может приводить к потере до 40% продуктивного времени у человека. Подобный эффект обусловлен строением и принципами работы нашего мозга.

Есть несколько принципов и законов, которые описывают, почему это происходит:

1. 🪰 Эффект остаточного внимания
2. ⏳ Закон Карлсона
3. 🌪️ Парадокс: делаем дольше, но быстрее

Рассмотрим подробнее каждый из них…

🪰 Эффект остаточного внимания

Если переключение контекста происходит между двумя делами, то наш разум продолжит думать о первом деле ещё какое-то время, не позволяя нам полностью погрузиться в новую задачу. Так проявляется эффект остаточного внимания (англ. attention residue), описанный доктором Софи Лерой.

В основе этого эффекта лежит особенность нашего мозга лучше запоминать прерванные действия, чем завершённые (эффект Зейгарник). Что усиливается другой особенностью мозга — навязчивой потребностью возобновить прерванное действие, когда его результат ещё не достигнут (эффект Овсянкиной).

Эффект остаточного внимания особенно часто проявляется когда:

1. ⏸️ Мы оставляем дела незавершёнными
2. 🛎️ Нас прерывают в процессе работы над задачей
3. 🏃‍♂️ Мы осознаём, что, как только появится возможность заняться незавершённой или отложенной работой, нам придётся спешить, чтобы закончить всё вовремя

Эти три причины не дают мозгу “отпустить” прерванные задачи, и наш разум продолжает держать их в оперативной памяти. Даже когда мы пытаемся сосредоточиться на выполнении других задач.

⏳ Закон Карлсона

Шведский экономист в конце 20-го века сформулировал следующий тезис:

Interrupted work will always be less effective and will take more time than if completed in a continuous manner.

Суне Карлсон

Что можно перевести на русский, как: «Если мы прерываемся во время выполнения работы, то такая работа будет менее эффективной и потребует больше времени, чем когда мы бы делали её сфокусировано и без отвлечений».

Это объясняется тем, что человеку нужно порядка 3–5 минут, чтобы вновь сосредоточиться и вернуться к делу, от которого его оторвали. Пока его снова не прервут.

При этом фактическое время, затраченное именно на работу над задачей, не увеличивается при отвлечении 👇

🌪️ Парадокс: делаем дольше, но быстрее

Несмотря на закон Карлсона и Эффект остаточного внимания на выполнение задачи будет затрачен примерно одинаковый объём “чистого времени” вне зависимости от того, были ли прерывания в процессе.

При этом “чистое время” будет включать в себя и время на повторное фокусирование на задачу. Если вычесть время на повторное фокусирование из общего “чистого времени”, то получится, что мы сделали задачу быстрее!

Такой результат достигается благодаря своего рода мобилизации нашего ментального ресурса, вызванного давлением сроков и личных факторов мотивации.

Однако, согласно исследованию, всё это даётся нам довольно высокой ценой:

1. 🥵 У нас повышается уровень стресса
2. 😰 Мы испытываем больше давления по срокам
3. 😟 У нас усиливается чувство фрустрации, неудовлетворённости
4. 🪫 На работу затрачивается больше энергии и мыслетоплива

Как результат, мы получаем выигрыш на короткой дистанции, но проигрываем уже в среднесрочной перспективе.

⚓️ Отягощающий фактор для переключений контекстов

Ситуация с фокусом на чём-то конкретном как для творца, так и для менеджера осложняется рабочим общением в мессенджерах, которое довольно часто является причиной тех самых прерываний в работе и частой смены контекста.

Причём за 15 минут общения в мессенджере человек может успеть обсудить, например, 15 вопросов по 15 разным темам. Что вызовет обилие переключений контекстов за короткий промежуток времени.

🧀 Календарь как швейцарский сыр

Подсоберём всё сказанное выше и рассмотрим на два варианта календаря:

В английском языке есть термин «calendar swiss-cheesing». Он описывает режим работы, в котором у человека есть большое число переключений контекстов в течение дня. Именно это мы и видим в версии календаря слева.

Кэл Ньюпорт в своей книге и статьях разделил всю работу на 2 вида:

• 🧑‍💻 Deep Work (глубокая, сфокусированная работа) — когда мы полностью сфокусированы на работе по проекту, задаче или проблеме. Не переключаемся на другую работу и не отвлекаемся от объекта нашего фокуса.
• 🦸 Shallow Work (поверхностная работа, текучка) — “занятой” формат работы, когда мы часто фокусируемся на срочных, но не важных вещах на пути к нашим долгосрочным целям. Постоянно меняя фокус с одной активности на другую.

В моей практике люди, которые утверждали, что “умеют в многозадачность”, работали именно в формате Shallow Work, а их день был похож на швейцарский сыр. При этом многие из них, безусловно, достигают выдающихся результатов, но вопрос в том какой ценой для себя и своей команды.

В большинстве случаев Shallow Work предполагает активное взаимодействие и общение, без которого невозможно продвижение вперёд. Это ограничивает самостоятельность и независимость команд и сотрудников в принятии решений, что замедляет получение результатов и общий темп работы компании.

Разберём подробнее, что такое глубокая и сфокусированная работа 👇

🧑‍💻 Deep Work

Фокусируясь на одной активности за раз, мы делаем тот самый Deep Work. Это может быть как обдумывание и создание чего-то нового, так и обсуждение на встрече, переписка в почте или мессенджерах — но только когда мы сфокусированные только на текущей активности и ни на чём больше.

Такой подход минимизирует переключения контекстов, что позволяет:

1. 🧘 Уменьшить частоту появления эффекта остаточного внимания
2. 😎 Не тратим время на то, чтобы вернуться к основной задаче и вновь сфокусироваться на ней
3. ☺️ Испытываем меньше стресса и давления по срокам

Одновременно с фокусом на чём-то одном важно, занимается именно тем, что максимально приближает нас к выполнению наших долгосрочных целей в кажый момент времени. После чего переходить к следующему по важности делу также с полным фокусом.

Однако в реальности не всё так просто и однозначно. Особенно в работе руководителя, у которого значимая часть работы — это коммуникация.

Выстроить продуктивную работу в формате Deep Work значительно помогают такие практики, как:

1. 🔖 Фиксирование слотов (time blocking)
2. 👯 Батчинг задач и активностей (activites and tasks batching)
3. 📦 Тайм-боксинг (time-boxing)

Разберём подробнее каждую из них 👇

🔖 Фиксирование слотов

В работе каждого человека есть неизменный и примерно одинаковый вид активностей и задач, которыми мы занимаемся от недели к неделе. Каждый из нас занимает конкретную роль в компании. Эта роль предполагает закрытие конкретных потребностей для бизнеса. Примерно то же самое происходит и в личной жизни.

Чтобы каждую неделю у нас было достаточно времени на такие активности и задачи, нужно фиксировать на них рекуррентные слоты в календаре, которые будут делить день на несколько блоков. В каждый из таких блоков наша цель — уделить максимум внимания достижению целей по конкретному виду активностей и ничему более.

Например, это может выглядеть так:

• «Каждый день с 7:30 и 10:00 я пишу посты для своего блога»
• «По вторникам, средам и четвергам с 10:00 до 13:00 я уделяю время сфокусированной работе, необходимой для роста моего отдела и компании»

Это и есть метод фиксирования слотов или time blocking.

👯 Батчинг задач и активностей

Когда у нас есть несколько близких по своей сути дел, мы можем выполнить их последовательно — одну за другой. Благодаря этому мы уменьшим число переключений контекста. Тем самым сохранив больше своего фокуса, энергии и времени. Это и есть батчинг задач и активностей.

Вкупе с фиксированием слотов батчинг позволяет не планировать каждую маленькую задачу по отдельности, а выделить слот и в рамках него решить все небольшие, но близкие по своей сути задачи.

Проверять почту дважды в день по 20 минут эффективнее, чем каждые 15 мин. в течение всего дня.

Например, это может выглядеть так:

• «Я буду отвечать на email и сообщения в мессенджерах в 10:00 и 17:00»
• «Все встречи я провожу в течение 3-х часов после обеда»
• «В понедельник у меня есть 30-минутный синк с каждым моим сотрудником, чтобы получить актуальный срез результатов за прошедшую неделю»

📦 Тайм-боксинг

Практика тайм-боксинга довольно близка к идее фиксирования слотов. Но в случае с тайм-боксингом мы не просто выделяем время под конкретный вид работу, а берём конкретную задачу и чётко фокусируем себя на результат, который хотим достичь в выделенный слот.

Первый закон Паркинсона гласит, что работа займёт всё время, которое на неё было отведено. Вводя чёткие ожидания по результату и срокам (если они амбициозные), мы даём буст нашей креативности. Как результат — наш разум стремится вписать решение в нужный срок, нивелируя эффект от первого закона Паркинсона.

Выше, для фиксирования слота мы приводили такой пример:

Каждый день с 7:30 и 10:00 я пишу посты для своего блога.

Именно его я использую для написания постов для Zen Hills. Когда я начал писать пост про многозадачность, то в один из первых дней затаймбоксил работу следующим образом:

Сегодня с 7:30 и 10:00 я напишу 1000 слов для нового поста про многозадачность

В идеале тайм-бокс должен быть небольшим, чтобы вы лучше ощущали, сколько времени у вас есть. Большие задачи можно разделить на несколько тайм-боксов, но цель для каждого следующего тайм-бокса нужно определять только по окончании предыдущего.

В своей работе я обычно использую тайм-боксы не более 30 мин.

🤹 Но всё же, вернёмся к многозадачности

Мы начали эту статью с таких слов:

Многозадачность — это стремление одновременно выполнять несколько задач и иметь возможность быстро переключаться между ними. Такая идея кажется привлекательной, так как многозадачность должна увеличивать производительность человека и позволить достигать больших результатов за то же время. Поэтому многие люди осознанно хотят развить навык многозадачности, а ряд компаний в принципе ожидает видеть это у своих сотрудников.

Людям хочется выполнять работу многозадачно, чтобы достигать большего. Но как мы разобрали выше, работать в таком режиме крайне сложно и ресурсоёмко. При этом зачастую мы начинаем скатываться в shallow work (поверхностную работу) и решаем срочные, но неважные вопросы для достижения наших основных целей.

Альтернативный подход — режим сфокусированной работы (deep work) над чем-то конкретным, но самым важным в каждый момент времени. С дополнительным фиксированием времени под конкретные активности, батчингом похожих активностей и тайм-боксингом задач.

Де-факто это строго однопоточный режим работы, но он позволяет:

1. 🚷 Минимизировать количество отвлечений в процессе выполнения задачи
2. 🔋 Минимизировать количество мыслительной энергии, которая затрачивается в течение дня
3. 😌 Минимизировать стресс из-за меньшего давления сроков и уверенности в том, что у вас на неделе будет достаточно времени на всю работу

Если мы грамотно управляем приоритетами и занимаемся самым важным в каждый момент времени, то всё это позволяет достигать максимальных результатов. Давая то самое желаемое всеми увеличение производительности и продуктивности, но немного с другой стороны.

🧑‍🚒 Текучка и ad-hoc активности

У всех в работе есть ad-hoc активности (реактивная работа, срочные вопросы, текучка), на которые требуется время и фокус в моменте. При этом обычно такие дела не особо планируются, но именно они регулярно отвлекают нас от сфокусированной работы.

Под такую текучку также можно выделять отдельные слоты в календаре и фокусироваться именно на ней, пользуясь всеми благами Deep Work:

Под длительные периоды работы над ad-hoc активностями можно блокировать слоты, как и на любой другой вид действий. Даже при большой доле реактивной работы, контроль над своим расписанием позволяет выделить небольшие блоки для более глубоких занятий.

Кэл Ньюпорт, «Deep Habits: The Importance of Planning Every Minute of Your Work Day»

Если нашими делами в течение дня управляют внешние силы, то в какой-то момент мы однозначно упустим наши собственные цели. Фиксирование слотов, батчинг и тайм-боксинг активностей помогают обуздать текучку и операционку.

🪤 Ловушки, в которые можно попасть

При применении в работе всего сказанного выше, вы можете столкнуться с тремя проблемами. На деле они довольно-таки безобидные, но только если знать про них и быть к ним готовым. В противном случае они будут вас регулярно выталкивать в текучку и поверхностную работу.

Потенциальные трудности:

1. 💰 Недооценка задач — несмотря на разную механику практик time blocking и time boxing, вам надо будет решать, сколько заложить времени в слот или тайм-бокс. Без опыта оценки вы будете регулярно промахиваться. Это нормально — точность оценки придёт с опытом применения этих практик.
2. 🛤️ Недостаточная гибкость — в мире всё меняется постоянно, и вам надо своевременно реагировать на меняющиеся обстоятельства. Рассматривайте свои планы на день со слотами, тайм-боксами и батчами как что-то, что помогает управлять вашим фокусом, а не как некое обязательство/коммит. И если что-то реально важное потребует изменений, то внесите их в план своего дня.
3. 💯 Чрезмерное планирование — порой может возникнуть желание спланировать побольше всего в своей жизни, но это может привести к 2-м неприятным последствиям:
   1. 😤 Чем больше времени вы уделяете планированию, тем сложнее вам будет потом отказаться от вашего плана. Это происходит из-за когнитивного искажения sunk costs falacy: нам жалко отказаться от того объёма вложений, которые уже были сделаны в составление плана.
   2. 😕 При планировании времени отдыха мы значительно меньше получаем удовлетворённости и наслаждения от него, т.к. вместе со слотом в календаре получаем и давление сроков. А дальше по цепочке к нам приходят переживания, интуитивное желание “поделать отдых быстрее” и пр.

🧑‍✈️ Как это может выглядеть на практике

Всё из этой статьи я стараюсь активно применять в своей работе, чтобы управлять фокусом и энергией в течение дня. Более подробно про свой подход я рассказывал в этой статье:

🏄🏻‍♂️ С чего начать?

Я бы предложил начать с 2-х сторон, а именно попробовать выделить сфокусированное время под:

1. 🥇 Самые важные дела
2. 🧑‍🚒 Ad-hoc активности и операционку

Не пробуйте с ходу распланировать фиксированные слоты под все важные вам виды активностей, такой ритм без плавной “раскачки” и обкатки подхода будет крайне сложно поддерживать. В результате эти практики вам не зайдут.

Все выделенные слоты должны быть в вашем календаре, т.к. иначе вам кто-то обязательно поставит встречу, и вы будете заниматься совершенно другим.

🥇 Самые важные дела

Посмотрите на всё то, что вы делаете в течение дня и найдите ту часть вашей жизни и работы, где вам не хватает возможности реализовать что-то важное.

Возможно, в этом вам могут помочь такие вопросы:

• «Куда полезнее инвестировать моё время? Что самое ценное я привношу в работу/этот мир? Какие у меня долгосрочные цели?»
• «Я достаточно времени уделяю всему этому?»

Скорее всего, вы найдёте несколько зон, которым не хватает вашего фокуса. Выберите одну и зафиксируйте у себя в календаре слоты под неё на ближайшие 5 дней (не откладывайте сильно).

В назначенное время выключитесь от рутины и ad-hoc вопросов, отключите уведомления и уделите время только выбранному делу. Тут у вас может появиться чувство тревоги из-за страха, что что-то произойдёт во время вашего отсутствия. Это нормально. Если это происходит, то для начала запланируйте небольшой слот, всего 30 или 60 минут, и задумайтесь о таком вопросе: «Что такого критичного может произойти без вас за 30 минут?».

Также, в момент начала работы в запланированный слот затаймбоксите необходимую работу, чётко определив результат и время, за которое вы должны достигнуть этот результат.

🧑‍🚒 Ad-hoc активности и операционка

Подумайте, какие вопросы и активности в течение дня требуют вашего отвлечения в моменте от текущей работы.

Заведите один или несколько слотов под какой-то конкретный вид Ad-hoc активностей в течение дня, чтобы сфокусировано заняться именно этим и ничем больше в это время. И, что самое важное, старайтесь не заниматься такими активностями вне выделенных слотов в течение дня.

💎 Послесловие

Все мы хотим достигнуть большего — для кого-то это позволит уровень благосостояния, кому-то даст больше власти, кто-то сможет делать больший вклад в важное им дело и пр., а может и всё это сразу.

Но чтобы расти нам нужно время и ментальный ресурс.

Многозадачность кажется отличным решением, которое позволит делать больше за то же время. Но на деле это иллюзия, которая может привести нас к посредственным результатам, обилию текучки, повышенному стрессу, “разряженной батарейке” и пр.

Работая сфокусировано над чем-то одним за раз, но самым важным в конкретный момент времени, вы можете получить значительно больший результат. Попробуйте применить в работе практики из этой статьи и посмотрите, что это изменит для вас. Но помните про потенциальные ловушки и будьте гибки!

Напоследок процитируем начало нашей другой статьи:

Если руководитель управляет своим календарём, то может заниматься самым важным в каждый конкретный момент времени. В противном случае, когда календарь управляет руководителем, он лишь будет крутиться как белка в колесе, перепрыгивая с одной встречи на другую.

Другими словами, либо вы управляете своим календарём и достигаете новых вершин, либо он вами и вы всегда в догоняющих.

Zen Hills, «Календарь как основа личной эффективности»

Удачи 🚀