Встречи 1-1 с сотрудниками

Работа с людьми — приоритет в работе руководителя, а встречи 1-на-1 (или one-to-one) основной инструмент для этого.

Руководители проводят 1-на-1 по-своему и решают ими разные задачи: снять статус по проекту, работать с мотивацией, разбирать проблемы и пр., а некоторые ставят 1-1 по каждому вопросу.

В статье рассмотрим 1-1, как инструмент для системной работы с людьми в команде.

Концептуально разделим встречи 1-1 на 2 вида:

1. 🔂 Операционные 1-1 для обсуждений в моменте
2. 🌀 Мотивационные 1-1 для более стратегических вопросов по совместной работе

Давайте разбираться в каждом из этих видов и начнём с операционных 1-1 👇

🔂 Операционные 1-1

Операционные встречи 1-на-1 представляют собой регулярную встречу, где вы общаетесь на актуальные темы, например, каждую неделю по 30–60 мин.

Плюсы таких встреч 1-1:

• В течение недели наверняка будет время пересечься и поговорить о насущном
• Всегда есть время для обсуждения вопросов, которые требуют общения голосом

Недостатки подобных 1-1:

• Обсуждение проблем и вопросов откладывается до ближайшей встречи, вместо решения в моменте
• По многим темам 30–60 мин. будет недостаточно для полноценного обсуждения, из-за чего многое останется не проговоренным

Однако несмотря на эти недостатки, операционные 1-1 довольно-таки полезны 👇

👍 Польза от встреч 1-1

Во-первых, частые регулярные 1-1 подходят для сотрудников с низким уровнем осознанности или доверия между вами. Обычно это либо люди на начальных грейдах с маленьким опытом работы, либо новички в команде, с которыми пока не сложились доверительные отношения.

В таком случае ваша задача на 1-1 — ненавязчиво вытянуть из человека то, что ему самому было бы важно проговорить, но что осталось непроговорённым.

После чего важно дать обратную связь, чтобы ваш сотрудник приходил к вам в моменте, а не ждал очередного 1-1. Всё-таки вопросы и проблемы стоит решать в момент их появления.

Главное — давать обратную связь качественно, иначе сотрудник может перестать говорить о вопросах и проблемах даже на 1-1.

Во-вторых, операционные 1-1 полезны в работе с сотрудникам-руководителями и чем выше их уровень в компании, тем важнее такие встречи.

У каждого руководителя в вашей команде — обширная зона ответственности и своя команда. При всём желании вы не сможете знать всего, что происходит внутри их команд.

Регулярные 1-1 дадут вам:

• ✅ Срез по отделу за 1 день — если все 1-1 в один день
• 💞 Уверенность, что цели и фокусы синхронизированы между вами с командой — если нет, то быстро это исправить

💯 Формат TOTAL для 1-1 с сотрудниками-руководителями

В работе я провожу с каждым тимлидом еженедельные операционные 1-1 в понедельник продолжительностью по 30 мин. на человека. Все встречи проходят за один день.

Для этих встреч я использую систему TOTAL из 5 элементов:

• 🚦 Top 3 priorities: «Какие топ-3 приоритета или фокуса есть на неделю? Какой результат планируется получить?»
• 🦄 Objectives and Key Results: «Какой прогресс по целям и результатам за неделю? Какие есть отклонения и что с ними планируется сделать?»
• 👥 Team: «Как атмосфера в команде? Есть ли риски ухода? Как идет развитие членов команды?»
• ☑️ Action Items: «Какие действия остались не сделаны за неделю и какие по ним сроки реализации?»
• 🚀 Leader as a Servant: «Чем я могу помочь тебе, чтобы стать успешным?»

Вопросы, возникшие по ходу встречи, мы фиксируем и возвращаемся к ним асинхронно. Это помогает остаться в тайминге.

Такой подход даёт мне актуальный срез состояния дел в отделе за 1 день.

Также, когда в команду выходит новый тимлид, подобный формат встреч ускоряет нашу синхронизацию в целеполагании и общем векторе движения.

Однако это исключительно операционная часть работы для эффективной работы в моменте. Для стратегической части во взаимоотношениях с сотрудниками я использую мотивационные 1-1 👇

🌀 Мотивационные встречи 1-1

Основная цель таких встреч 1-1 — прояснить естественную мотивацию сотрудника и актуальные демотиваторы в работе.

Мотивационные 1-1 я провожу 1 раз в 4 недели и закладываю на каждую по 1-1,5 ч. Встречи довольно ресурсоёмкие, поэтому стараюсь не делать более двух в один день.

При этом на данных 1-1 не место оперативным вопросам. Если их привнести на встречу, то всё время уйдёт на их обсуждение.

⚙️ Как работают встречи 1-1

В общем виде мотивационные 1-1 работают следующим образом:

1. Вовлечённо и с интересом общаемся с человеком, задаём вопросы
2. Ищем маркеры проявления факторов мотивации и цепляемся за них
3. Формируем гипотезы по мотиваторам и проверяем их уточняющими вопросами — важно понимать, что гипотезы могут быть как верными, так и ошибочными (это часть процесса)
4. При подтверждении гипотезы пробуем нащупать что-то, что ограничивает найденный фактор мотивации для сотрудника — те самые демотиваторы

Крайне важно, чтобы встреча была душевной и не похожей на анкетирование или тестирование. Не стоит идти по списку вопросов монотонным голосом, ставя галочки себе в блокнотик.

Одна коллега как-то рассказала мне метафору, которая описывает этот процесс для неё:

В квартире полный бардак. Вы идёте по ней на цыпочках и пытаетесь понять, что происходит.

— Неизвестная коллега из прошлого, не помню кто именно

✨ Темы для мотивационного 1-1

Мои встречи 1-1 обычно проходят по 6 темам, основанных на подходе Насти Калашниковой:

1. 🗂️ Последние задачи и проекты — проходимся по тому, чем сотрудник занимался в последнее время, и проясняем, как ему это было. Главное не уйдите в обсуждение текущих задач.
   • Самая простая для обсуждения тема с любым сотрудником.
   • Сотрудники обычно говорят про то, что особенно нравится или уже «в печёнках сидит». Не забывайте про всё, что находится посередине.
   • Я стараюсь зацепиться за то, что сотрудник назвал наиболее интересным. Узнать, почему это больше всего понравилось, и плавно уйти в то, что находится посередине, через вопрос: «А что думаешь про остальные задачи?».
2. 💈 Про компанию — сотрудники должны чувствовать свою причастность к тому, что делает компания. Поэтому проговариваем влияние на бизнес всего, что мы делаем, и рассказываем о том, куда движется компания. После чего узнаём, как сотрудник к этому всему относится.
3. 👫 Команда и коллектив — узнаём про отношения сотрудника с коллегами. Например, можно поинтересоваться, с кем человек работал в последнее время и насколько это было комфортно. Особое внимание стоит уделить обсуждению работы с новичками в команде, что поможет в их адаптации.
4. 🧑‍✈️ Взаимодействие с вами, как с руководителем — проясняем насколько сотруднику комфортно работать с вами, насколько ему хватает вашей вовлечённости в его работу и проблемы, а также не считает ли он, что вас где-то больше, чем ему бы хотелось.
   1. Самая сложная тема для обсуждения.
   2. Бо́льшая часть моих сотрудников на первых встречах терялись от такого вопроса и всегда говорили, что всё ОК. Но спустя 3–4 месяца начинали давать полезную и ценную обратную связь.
5. ⁉️ Нетипичные ситуации — обсуждаем серьёзные и важные события, которые прямо или косвенно затрагивают сотрудника. Например, такие ситуации, как: смена руководства компании, перевод человека на новый проект, массовые сокращения в компании, события в его стране/городе (например, из последнего: военные действия, локдауны, пандемия), смерть близкого человека (если сотрудник сам поделился) и пр.
   • Всегда можно сделать вид, что ничего не произошло, но у сотрудников будет копиться негатив и/или тревога. Что постепенно будет проливаться на других коллег и на результат работ.
   • Задача здесь — прояснить, как сотруднику в этой ситуации и что он думает о происходящем, после чего постараться снизить аффект от ситуации на работу человека.
   • Помните, что руководитель не спасатель. Спасать людей должны профильные службы.
6. 🧑‍🎓 Развитие — обсуждаем статус по векторам развития сотрудника, помогаем ему и корректируем дальнейшие шаги, чтобы его развитие шло должным образом.

Если ваши прямые сотрудники — руководители, то все эти вопросы можно задавать как по отношению к ним самим, так и по их командам (только немного перефразируйте).

📆 Как провести встречу 1-1

Встреча должна проходить в максимально безопасной обстановке для вашего сотрудника, а всё сказанное на 1-1 — абсолютно конфиденциально. Это основа пространства для открытого обсуждения любых вопросов.

Перед встречей обменяйтесь агендой — вы оба будете знать, о чём пойдёт речь на встрече. Тем самым встреча станет более прозрачной и безопасной, а также вы сможете заранее обдумать вопросы и провести более глубокую дискуссию.

Если 1-1 проходит в офисе, то для создания приватной обстановки вам нужна переговорка без прозрачных стен. А всё общение следует проводить без ноутбуков/телефонов, чтобы показать вашу вовлечённость в обсуждение. Для заметок в процессе отлично подойдёт листок бумаги или блокнот.

Если 1-1 проходит в онлайне, то:

• Встречаемся с видео — невербалика даёт в общении довольно многое, что особенно важно для подобного вида встреч.
• Каждый из вас должен находиться в закрытом помещении один. Если у вас кто-то будет ходить на заднем плане, то это вызовет дискомфорт у собеседника и он хуже раскроется. Также, как если кто-то будет с вами в одной в комнате, то на какие-то вопросы вы можете постесняться давать более глубокие и откровенные ответы.

Не менее важно подобрать оптимальное время для встречи:

• Встречу 1-1 не стоит ставить на пятницу или конец рабочего дня, т.к. если вы будете обсуждать что-то неприятное, то сотрудник будет вариться с этим в одиночку до ближайшего рабочего дня.
• Также, 1-1 утром может выбить человека из колеи на весь день, если на ней будет обсуждаться что-то сложное.
• Оптимальное время для 1-1: примерно через 1 час после обеда сотрудника, чтобы он полностью пришёл в себя и вернулся в продуктивный режим работы. По дням — вторник, среда, четверг.

Также вам нужно определить комфортную длительность и периодичность встреч для вас обоих:

• В моей практике на мотивационные 1-1 обычно уходит порядка 1-1,5 часа. При этом нет задачи отсидеть 1,5 часа — как только всё обсудили, можно разойтись. Хотя по 1 ч. общаемся стабильно.
• Мотивационный 1-1 оптимально проводить примерно 1 раз в месяц. Чаще — сложно отрефлексировать опыт, реже — сложно вспоминать, что происходило.
• Встреча добавлена в календарь как рекуррентная — это позволит дать вам гарантированную точку во времени, где каждый из вас будет готов погрузиться в рефлексию прошедшего периода.

🔠 План встречи 1-1

Мотивационные 1-1 состоят из 4 частей:

1. 👋 Небольшой смаллталк в начале — чтобы настроиться на диалог (например, можно начать с универсального вопроса: «Как дела?»)
2. 🧑‍✈️ Темы руководителя для обсуждения
3. 🧑‍💼 Темы сотрудника для обсуждения
4. 🏁 Закрывающая часть — где нужно убедиться, что что-то важное не было упущено. В этом мне отлично помогает вопрос: «Есть ли ещё что-то, что ты хотел бы обсудить?».

В моей практике в агенду встречи обычно попадают только п. 2 и 3. Смаллталк вначале и закрывающий вопрос в конце скорее что-то более ситуативное, что позволяет плавно начать и закончить встречу.

🏄‍♂️ С чего начать

Итак, у нас есть 2 вида встреч 1-1: операционные и мотивационные.

Шаг 1 — планируем операционные 1-1:

• 🧑‍💼 Если в вашей команде линейные сотрудники, то спросите себя: «С Петей/Викой у меня максимально доверительные отношения?» и «Они всегда приходят ко мне открыто, когда есть что-то важное для них?». Если ваш ответ не «Однозначно ДА!», то ставьте еженедельные 1-1 по 30 мин. с каждым.
• 🧑‍✈️ Если ваши сотрудники — руководители, то запланируйте еженедельные 1-1 по 30 мин. с каждым. Все на один день. Агенду возьмите из раздела «💯 Формат TOTAL для 1-1 с сотрудниками-руководителями» выше.

Шаг 2 — планируем мотивационные 1-1:

Для меня самым сложным в мотивационных 1-1 было начать их проводить. Думаю, это было связано с отсутствием опыта и личными опасениями, как мои сотрудники воспримут такие встречи.

Оглядываясь назад, я твёрдо убеждён, что такие 1-1 помогли бы увидеть раньше 90% моих ошибок в работе с людьми.

Итак, как начать проводить 1-1:

1. Выберите одного сотрудника — с кем вам комфортнее всего общаться внутри команды
2. Сформируйте план первой встречи и подготовьте свою агенду
3. Расскажите сотруднику про встречу привычным для вас двоих способом коммуникации:
   • Пример email от Manager Tools (EN) и его перевод от Stratoplan (RU)
   • Пример сообщения для мессенджеров на русском от Zen Hills
4. Договоритесь о времени и занесите встречу в календарь
5. Выложитесь по максимуму на встрече
6. Если вы о чём-то договорились на 1-1, то зафикисируйте это и быстро выполните свою часть, что покажет сотруднику ценность таких встреч
7. Сразу после первого 1-1 создайте рекуррентную встречу в календаре, чтобы встретиться через месяц
8. Через 2–3 итерации начните проводить мотивационные 1-1 со вторым сотрудником, но если готовы начать раньше — отлично!
9. Постепенно расширяйте эту практику на всех своих сотрудников — дайте себе время освоить практику и впитать пользу, но и не растягивайте 😉

Тебя заинтересовали идеи из статьи и ты хочешь попробовать их в своей работе?

Я с радостью помогу применить всё в работе.

6 000₽/час. Просто напиши мне 👇

Хочу консультацию!

💎 Послесловие

Люди — это основа каждой компании. Именно они создают все результаты и приносят прибыль.

Поэтому первостепенная задача каждого руководителя — это работа с людьми (people management). А встречи 1-1 с сотрудниками — это основной инструмент.

К сожалению, даже самые сильные члены наших команд далеко не всегда проактивно приходят по важным для них вопросам.

Своевременно выявлять такие моменты позволяют встречи 1-1 — операционные и мотивационные. Применяя оба вида встреч, вы наверняка не упустите ничего важного.

При этом большую часть вопросов с операционных 1-1 стоит перекладывать в общение в моменте через корректирующую обратную связь. Всё же вопросы и проблемы нужно обсуждать в момент их возникновения.

Удачи 🖖