Как помнить всё и ничего не упускать

Каждый день мы перевариваем колоссальный объём информации. При этом значимая часть — маловажный шум, где скрывается то, что действительно важно и ценно для нас.

Мы постоянно обрабатываем, вычленяем и сохраняем самые важные крупицы знаний. Однако зачастую мы упускаем что-то сделать или что-то важное для нас.

В статье разбираем, как работает наша память и почему мы не можем помнить всё, что необходимо, даже если очень захотим.

После чего проговорим приёмы, благодаря которым вы сможете в нужный момент времени вспоминать всё необходимое, разгружать память и попутно успевать делать больше. С примерами применения в работе и жизни.

Для начала разберём как работает наша память и почему мы регулярно что-то забываем…

🧠 Как мы запоминаем

В первом разделе книги «Счастливое старение» нейробиолог Даниэль Леветин разобрал, как работает память человека в течение всей жизни.

Согласно Теории множественных следов, всё в нашей памяти хранится в виде «следов». Другими словами, запоминая что-то, мы формируем путь (цепочку нейронов), через которую можно пройти до искомой информации.

Новые следы создаются каждый раз, когда мы возвращаемся к объекту в нашей памяти.

Чем больше существует следов — тем выше вероятность того, что мы быстро и точно вспомним про конкретный объект воспоминаний в нужный момент времени.

Получается, что чем чаще и больше мы фокусируемся на объекте воспоминаний, тем лучше его помним.

Также исследования, описанные в книге «Счастливое старение», показывают, что наша способность запоминать сохраняется на том же уровне, как и возможности нашей памяти, на протяжении всей жизни.

Но почему тогда мы регулярно что-то забываем? 👇

🚦 Почему мы забываем

С возрастом у нас теряется способность сохранять внимание и удерживать фокус на объекте воспоминаний. Другими словами, увеличивается число отвлечений и должное количество следов не успевает сформироваться. Из-за чего информация начинает теряться.

На это влияют как физиологические особенности старения нашего мозга, так и современный мир, который изобилует отвлекающими факторами: сообщения в мессенджерах, уведомления от приложений, реклама в реальном мире и онлайн, коллеги в офисе, звонки и пр.

Также работа руководителя во многом состоит из коммуникации, что требует частого переключения контекстов и естественным образом увеличивает объём отвлечений. Про это подробнее писали в посте:

Из-за всего этого нам приходится прилагать большие усилия к сосредоточению внимания и запоминанию информации.

Давайте разбираться, как упростить себе жизнь и начнём с того, какая информация встречается нам по ходу жизни…

🔢 Виды информации

Максим Дорофеев в книге «Джедайские техники» выделил четыре основных «питательных» элемента во всей информации, которую мы потребляем:

1. 🐒 Задачи — это чёткие, конкретные и понятные действия, которые мы можем сразу делегировать своей обезьянке, и она без проблем справится с заданием без помощи от рационального типа.
2. 🗂️ Проекты (или дела) — это большие куски активностей, где ещё надо подумать, прежде чем начать что-либо делать.
3. 📚 Знания — это некая информация, которая сама по себе не призывает нас к действиям, но может быть востребована в процессе выполнения какой-либо задачи или реализации проекта.
4. 🗓️ Встречи — это справочная информация о том, что вот этот кусочек своей жизни я решил посвятить вот этой активности, проходящей в такое-то время в таком-то месте.

При этом все они разные, и в работе с ними необходимы различные подходы. Разберём на примере 👇

💡 Иллюстрация 4-х видов информации по Дорофееву

Например, вы решили купить машину. Это просто так, скорее всего, не сделать. Поэтому это проект.

Наверняка вы разобьёте покупку машины на несколько этапов вида: найти в интернете наиболее интересные модели, провести тест-драйвы, выбрать конкретную машину для покупки, найти наиболее выгодное предложение от дилеров, приобрести машину и др.

Внутри каждого из этапов уже будут задачи. Например, при первичном изучении моделей может быть задача «Изучи комплектации BMW X3 и выпиши ключевые качества в сводную таблицу».

Эта сводная таблица — уже элемент накопления знаний.

Дальше, вы организуете встречу с автодилером в определённое время и месте, чтобы провести тест-драйв.

С видами информации в нашей жизни разобрались. Давайте разбираться, как нам помнить про всё 🚀

🧙‍♂️ Как помнить всё?

Наверняка вы замечали, что удерживать что-то в памяти довольно сложно. Да и несмотря на все старания, в итоге вы всё же забываете.

Мне нравится довольно бытовой пример подобных ситуаций: после завтрака у вас закончилось молоко, и вы решаете купить его по дороге домой. Но вспоминаете об этом, когда уже вернулись домой и начали готовить ужин.

Чуть более прикладным образом на базе концепции Системы 1 и Системы 2 из работ Канемана это проиллюстрировал Максим Дорофеев в эксперименте с аудиторией на одной из конференций (ссылка с нужным тайм-кодом).

Наш мозг крайне сложен и ещё далеко не полностью изучен. Память — также интересный и сложнейший механизм.

Я считаю, что успех в запоминании информации кроется в двух факторах:

1. 🚜 Выгрузить из головы в удобное место
2. 💫 Вспомнить в нужный момент времени о том, что где-то вне вашей головы есть нужный кусочек информации

Давайте разбираться подробнее, как это работает 🚀

🚜 Где хранить информацию

Возможно ли хранить задачи, проекты, знания и встречи одинаковым способом? — скорее нет, если вам важно быстро и удобно получать доступ к нужным частичкам информации.

При этом важно разделять:

• 🪅 Формат хранения информации — это про структуру, как мы заносим знания в память
• 🪄 Инструменты для работы с информацией — это про утилиты, которые позволяют удобно управлять всем

Смешивать все четыре нутриента между собой по формату — гиблая идея. Например, наверняка вам будет неудобно хранить заметки с курсов во встречах в календаре, а планы по большому проекту так же, как и рецепты блюд для праздничного стола.

При этом в одном инструменте может сочетаться работа с несколькими видами информации. Например, из наиболее известных комбайнов можно привести Notion, 24me или Microsoft OneNote. Однако из-за обилия функций эти инструменты имеют и свои значимые недостатки.

Выгружая информацию из головы, мы создаём то, что Тьяго Форте называет «второй мозг».

В своей жизни я использую:

• 🗓️ Fantastical для встреч, куда заведены календари из Outlook, Apple Calendar и собственного CalDAV сервера
• 🐒 Todoist для задач к моей обезьянке
• 📚 Obsidian для хранения знаний, которые накапливаю по ходу жизни в разных сферах
• 🗂️ Notion для проектов и знаний по ним — именно здесь и пишу эту самую статью
• 👨‍✈️ Jira и Confluence для проектов и знаний в работе, хотя мои знания в разрезе профессиональной деятельности живут в Obsidian

Этот набор развивается и меняется год к году, но каждый из инструментов я максимально органично вписал в свою жизнь. При этом знания у меня разнесены на 2 отдельных инструмента — Notion и Obsidian, что оказалось довольно удобно для меня. Хотя и было контринтуитивно до того, как я попробовал.

Выбирайте инструменты так, чтобы вам было удобно и они закрывали ваши потребности. И не сто́ит переживать, если разные нутриенты будут лежать в разных местах.

💫 Как вспомнить в нужный момент

Чтобы вспомнить о чём-то в нужный момент времени, вам нужны следы к этой информации и триггер, после которого мозг сможет пройти по проторённой ранее тропинке до нужного объекта в памяти.

Триггером может служить что угодно: вы что-то услышали, увидели или почувствовали.

Эту же механику можно использовать и когда нам нужно вспомнить о чём-то, что хранится вне нашей головы.

В этом вам помогут 4 практики:

1. 💾 Получил — сохрани
2. 🦾 Храни там, где будешь искать, или метод «когнитивных протезов»
3. 👯‍♀️ Сокращай цикл жизни информации через батчинг активностей
4. 😏 Используй свою тревожность во благо за счёт эффекта Зейгарник

Разберём подробнее каждую из них, а потом пройдёмся по примерам 👇

💾 Получил — сохрани

Чтобы вспомнить о чём-то, этот объект должен где-то быть сохранён.

Для этого сразу выгрузите полученный кусочек информации из своей головы в удобный для вас инструмент, как только вы его получили. Не тяните. Даже минута промедления чревата потерей информации.

Существует два концептуальных подхода к хранению информации:

1. 📥 Сохранять в связке с тем, где вы получили информацию — то есть вы объединяете её по принципу принадлежности к источнику получения. Ярким примером является переписка в мессенджерах (объединение по собеседнику) или Minutes of Meetings в общем пространстве таких заметок (объединение по типу активностей/заметок).
2. 📤 Сохранять там, где вы будете использовать ранее полученную информацию — в этом случае информация находится там, где вы её наверняка найдёте, когда она вам понадобится. Например, список покупок в супермаркете (который вы откроете, когда зайдёте в магазин) или пароли в менеджере паролей (который автоматически подставляет нужный пароль при входе на конкретный сайт).

При этом для каждого из 4-х нутриентов информации необходим свой формат и инструменты для хранения.

Например, это могут быть:

• 🐒 Задачи: Todoist, TickTick, бумажный ежедневник и др.
• 🗂️ Проекты и дела: Jira, Trello, проекты в Notion, роадмапы и др.
• 📚 Знания: Notion, Obsidian, Confluence, Apple Notes и др.
• 🗓️ Встречи: Apple Calendar, Google Calendar, Яндекс.Календарь, Outlook и др.

Вначале вам может быть сложно выбрать именно удобный инструмент, т.к. программ много, и у каждой большое число фичей.

Просто пробуйте и не пытайтесь строить «космолёты» внутри выбранных инструментов. Тот же Notion умеет очень многое. Но чем сложнее систему работы с информацией вы построите в начале, тем сложнее вам будет ей пользоваться.

Начните с чего-то простого и развивайте так, чтобы вам с каждым месяцем становилось удобнее.

Однако чтобы воспользоваться информацией в нужный момент времени, просто сохранить её будет недостаточно…

🦾 Храни там, где будешь искать

Чтобы в нужный момент вспомнить про что-то (будь то задачи, проекты, знания или встречи), у вас в сознании должны быть простроены следы к этой информации.

Это могут как следы, по которым вы ранее несколько раз доходили до нужных объектов информации, так и следы общего характера, не позволяющие вам пройти мимо.

Примерно в середине XX века, доктор Спок в одном из своих выступлений сформулировал такую мысль:

Если по радио или телевизору сообщают, что будет дождь, в тот же момент, пока не забыли, возьмите зонт и повесьте его на дверь, чтобы захватить с собой, выходя из дома.

доктор Спок — педиатр, психоаналитик и психолог

Специалист по когнитивной нейробиологии Стивен Косслин называет эту механику — метод «когнитивных протезов».

Другими словами, мы организуем нашу жизнь и работу так, чтобы информация оказалась перед нами в нужный момент времени благодаря тем самым протезам. Что позволяет одновременно не держать всё в голове и не забывать.

👯‍♀️ Сокращай цикл жизни информации

С точки зрения теории информации, информацию можно получать, передавать, хранить и обрабатывать. Несмотря на то, что это техническая дисциплина, данные четыре действия в полной мере описывают нашу работу с информацией на ежедневной основе.

Значимая часть информации в нашей жизни имеет ценность для нас и требует от нас некого действия. При этом поток поступления новой информации никогда не останавливается.

Из-за этого, чем дольше вам нужно что-то держать в голове, тем будет сложнее. Регулярное поступление всё новой и новой информации будет вытеснять старую. Тем самым риск забыть что-то важное будет увеличиваться.

И в какой-то момент начинёт действовать «эффект дырявого стека», который описал Максим Дорофеев в своих работах:

Если человек к тому же неспособен вести аккуратный список задач (а часто он этого не делает, чтобы «сэкономить время»), то весь стек прерванных заданий удерживается в голове, к чему она не приспособлена. Всё, что в этот стек не помещается, «падает на пол», образуя всё возрастающий слой недоделанного.

Максим Дорофеев, книга Джедайские техники

Однако даже если вы начинаете всё сохранять там, где дальше информация вам будет нужна, то вы быстро устанете от объёма этой самой «временной» информации.

Обходить этот аспект помогает батчинг активностей, когда вы объединяете некоторые близкие по контексту действия вместе в процессе выполнения.

😏 Используй свою тревожность во благо

В статье про Многозадачность и сфокусированную работу мы описывали Эффект остаточного внимания:

Если переключение контекста происходит между двумя делами, то наш разум продолжит думать о первом деле ещё какое-то время, не позволяя нам полностью погрузиться в новую задачу. Так проявляется эффект остаточного внимания (англ. attention residue), описанный доктором Софи Лерой.

В основе этого эффекта лежит особенность нашего мозга лучше запоминать прерванные действия, чем завершённые (эффект Зейгарник). Что усиливается другой особенностью мозга — навязчивой потребностью возобновить прерванное действие, когда его результат ещё не достигнут (эффект Овсянкиной).

Многозадачность и сфокусированная работу, журнал Zen Hills

Другими словами, когда мы начали некое дело и прервались в процессе, наш мозг не может отпустить это дело и регулярно напоминает нам, что надо бы его всё же доделать.

Обычно это не самая полезная особенность, которая отвлекает нас от насущных вопросов, а также развивает тревогу и суету.

Но эффект остаточного внимания можно использовать и во благо.

Если невозможно сократить цикл жизни информации, то можно сделать максимум в момент появления информации, оставив буквально последний шаг на будущее.

🌱 Примеры из обычной жизни

Все практики, описанные выше, находят идеальное применение как в профессиональной деятельности, так и личной жизни.

Для начала рассмотрим несколько примеров того, как это может работать в нашей обычной жизни.

1. Регулярные покупки в супермаркете

Вы готовите дома на оливковом масле и в один из дней понимаете, что оно скоро закончится:

• ❌ Вы можете подумать: «надо купить масло в следующий раз, когда пойду в супермаркет». Но наверняка забудете про это, когда через несколько дней доедете до магазина.
• ✅ Как альтернатива, вы можете собрать список покупок в заметках на телефоне, где одной из галочек будет «Оливковое масло». Дальше, во время еженедельного похода в супермаркет взять только то, что есть в вашем списке (это ещё и бюджет экономит, защищая от спонтанных покупок).
• 🚀 Также, если вы заказываете продукты онлайн, то в момент возникновения мысли про покупку масла, просто добавьте его в корзину приложения вашего любимого сервиса доставки. При следующем заказе у вас не будет возможности забыть про масло.
• ℹ️ Используем «Получил — сохрани» и «Храни там, где будешь искать».

2. Покупки, которые нужно делать время от времени

У вас заканчивается лекарство от аллергии, которое вы принимаете каждый день, а доставка на дом невозможна:

• ❌ Вы можете поставить себе задачу: «купи лекарство по дороге домой», но случится то же самое, что и с оливковым маслом выше. Вы наверняка забудете об этом по пути домой. Особенно если лекарство ещё есть на пару дней.
• ❌ Также список покупок в заметках не поможет, как в случае с супермаркетом, т.к. поход в аптеку — не ритуализированное еженедельное мероприятие в вашей жизни. А доставка на дом возможна далеко не всех препаратов.
• ✅ Зайдите на сайт аптеки рядом с вашим домом и оформить заказ с самовывозом на нужный вам препарат. Это создаст в мозгу незавершённое действие. И пока вы не заберёте заказ, ваша тревожность будет регулярно напоминать об этом деле.
• 🚀 Также вы можете оплатить заказ онлайн, что ещё сильнее усилит эффекты Зейгарник и Овсянкиной, т.к. у вас будет не просто незавершённое дело, а дело, на которое вы уже потратили деньги и ничего не получите взамен (пока не заберёте заказ).
• ℹ️ Используем «Получил — сохрани» и «Используй свою тревожность во благо».

3. Документы на машину, которые нужны 2-ум супругам

У вас одна машина на семью, которую вы поочерёдно водите с супругом(ой), при этом по закону вы должны при себе иметь документы на машину, но у вас только один комплект документов:

• ❌ Вы можете перед каждой поездкой подходить друг к другу и просить отдать документы, но однажды наверняка забудете это сделать и вспомните про это в середине пути.
• ⚠️ Можно оставить все документы в машине, чтобы не передавать их друг другу. Тем самым, избавляя себя от необходимости помнить: «А взял ли я с собой сегодня документы или нет?». Но в ряде стран такое решение может добавить проблем в случае эвакуации или угона вашей машины.
• 🚀 Договоритесь друг с другом, что, когда вы возвращаетесь домой за рулём, сразу выкладываете документы на столик в прихожей. Например, рядом с ключами от квартиры. В результате, когда одному из вас надо будет поехать на машине, он просто возьмёт документы одновременно со своими ключами от квартиры.
• ℹ️ Используем «Сокращай цикл жизни информации» и «Храни там, где будешь искать».

👨‍✈️ Примеры из работы руководителя

В работе руководителя механика применения обсуждаемых 4 практик такая же.

Итак, у нас есть:

1. 💾 Получил — сохрани
2. 🦾 Храни там, где будешь искать, или метод «когнитивных протезов»
3. 👯‍♀️ Сокращай цикл жизни информации через батчинг активностей
4. 😏 Используй свою тревожность во благо за счёт эффекта Зейгарник

Давайте посмотрим, как вы можете использовать их в своей работе 👇

1. Еженедельные отчёты для коллег и заказчиков

У вас есть еженедельная встреча с руководителем или заказчиками, где нужно поделиться статусом по одному или нескольким проектам команды:

• ❌ Вы можете перед встречей собирать актуальный статус проектов в отчёт или презентацию. Но это потребует от вас экстра усилий и дополнительного времени перед той самой встречей.
• ✅ Если ваша команда работает, например, двухнедельными спринтами, то вы можете заполнять отчёт параллельно с планированием в первый день спринта (когда ставите цели) и ретро в последний день (где анализируете результаты команды). Дополнительно можно собираться с командой в начале 2-й недели спринта, чтобы подкорректировать планы по необходимости и попутно взять промежуточный срез по проектам.
• ✅ Еженедельную встречу с заказчиком/руководителем сто́ит поставить через 2–3 часа после ваших встреч с командой из предыдущего пункта. Что как оставит вам возможность подбить срочные вопросы, так и сократит время жизни информации.
• 🚀 Также, если у проекта есть лидер внутри команды, то вы можете делегировать ему заполнение отчёта/презентации, по которым уже вы будете общаться с руководителем/заказчиками.
• ℹ️ Используем «Сокращай цикл жизни информации» и «Храни там, где будешь искать».

2. Учитываем важные аспекты при проработке фичей

При проработке всех новых фичей вам важно продумывать такие аспекты, как наблюдаемость, необходимые данные для аналитиков, план релиза фичи на всех пользователей под высокой нагрузкой и пр.:

• ❌ Вы можете составить регламент проработки фичей, с которым познакомите каждого человека в команде, кто может прорабатывать фичи. Но довольно быстро сотрудники начнут упускать разные части при проработке, а вам придётся неоднократно давать корректирующую обратную связь, чтобы это исправить.
• ✅ Создайте шаблон для проработки фичи, в котором будут отдельные разделы с placeholders под всё, что нужно проработать. Главное — оставьте шаблон простым и легковесным.
• 🚀 Также в тикет под проработку фичи в условной Jira, вы можете добавить Definition of Done в виде чекбоксов, которые необходимо прощёлкать перед тем, как закрыть задачу. Это позволит сотруднику убедиться в том, что он ничего не забыл.
• ℹ️ Используем «Храни там, где будешь искать».

3. Не теряем обсуждения в чатах

Значимая часть общения в рабочем пространстве уже давно переместилась в мессенджеры. Общение в них имеет определённые особенности.

В обилии всех параллельных дискуссий и большого объёма сообщений необходимо помнить про все важные обсуждения, чтобы довести их до конца:

• ❌ Вы можете понадеяться на себя, что вы вернётесь к обсуждению вот сразу после этой встречи, или на проактивность вашего собеседника. Но в реальности, скорее всего, вы вспомните про обсуждение, когда будет слишком поздно.
• ✅ Как только вы прочитали сообщение, сразу ответьте на него. Не оставляйте на потом.
• ✅ Если понимаете, что вы не сможете сейчас отвечать на сообщения, то просто не заходите в корпоративный мессенджер.
• 🚀 Также вы можете настроить отложенные напоминания о сообщениях. Что позволит вам вспомнить про нужный вопрос в нужное время. Например, когда ваш коллега должен был к вам вернуться в определённую дату, но не сделал этого — вы получите напоминание прямо в нужный тред, где сможете напомнить про договорённости.
• ℹ️ Используем «Получил — сохрани», «Храни там, где будешь искать» и немного «Используй свою тревожность во благо».

Отложенные напоминания есть во всех основных корпоративных мессенджерах (Slack, Mattermost и др.). Если такой функции всё же нет, то, с чуть бо́льшим числом кликов, это можно организовать в вашем условном Todoist.

4. Задаём вопросы сразу

В процессе работы у вас могут появляться вопросы, без ответов на которые вы не сможете продвинуться вперёд:

• ❌ Вы можете оставлять эти вопросы до вашей следующей очной встречи, но тем самым вы подвешиваете в фокусе своего внимания очередной нерешённый вопрос, а также замедляете команду и компанию в получении результата.
• ✅ Как только вы поняли, что без ответов конкретного коллеги вы не сможете продвинуться вперёд, сразу же закидывайте ему вопрос в чат. В крайнем случае — email или встречу в ближайшее время в календаре.
• 🚀 Также, если во время активного обсуждения у вас появились вопросы к коллегам, которых нет на встрече, то сразу же закидывайте все вопросы им в личку. Не дожидаясь конца встречи.
• ➕ Чтобы быть уверенным в получении ответа, вы можете настроить напоминалку из предыдущего пункта.
• ℹ️ Используем «Сокращай цикл жизни информации», «Получил — сохрани» и «Используй свою тревожность во благо».

Здесь важно соблюдать границы коллег, например, когда вы хотите написать им сильно за рамками рабочего дня.

Важно понимать, что увеличение скорости получения ответа в этом примере достигается за счёт более раннего озвучивания вопроса, а не более быстрой реакции коллеги.

🏄‍♂️ С чего начать

Для начала готовим гигиенический уровень:

1. 🗓️ Календарь — когда вам нужно что-то сделать в определённое время, это должно быть в календаре с напоминанием за пару минут до. Все ваши планы будут в одном месте. Современные приложения календарей позволяют свести вместе рабочий календарь и личный от разных провайдеров.
2. 🐒 Заведите список задач и, когда вам придёт новая задача, сначала закиньте её в общий список дел. После чего решите, какой у неё приоритет относительно других дел в том же списке. Это может быть Todoist, TickTick, российский Singularity и др.
3. 🔂 Переложите бытовые истории типа списка покупок в общее пространство с вашей супругой/ом, чтобы вместе помнить обо всех бытовых вещах.

Это снимет с вас рутинную текучку и поможет тратить сильно меньше усилий на запоминание всего, что нужно сделать. Тем самым высвободится мыслетопливо под более важное.

Следующим шагом посмотрите на потоки информации в вашей жизни и работе, чтобы их оптимизировать.

Начните с примеров из этой статьи и подумайте, а нет ли чего-то похожего в вашей жизни и работе. Если есть, то попробуйте внедрить наши решения для ваших ситуаций.

Дальше попробуйте найти ещё места, где вы можете начать применять практики этой статьи.

В этом вам помогут 5 вопросов:

1. Что я регулярно забываю сделать?
2. Что последнее я забывал сделать? А ещё?
3. Где я откладывал действие или общение?
4. Где я прикладываю extra усилия перед регулярными активностями?
5. Где я передаю информацию, возможно, немного её трансформировав?

Важно, чтобы этот процесс был регулярным для вас, т.к. мир вокруг нас меняется слишком быстро и надо поспевать 😉

И последнее, но не менее важное: попробуйте сохранять максимум информации, которая вам дальше может быть полезна, и постепенно калибруйте, что всё же имеет ценность в будущем, а что хранить нет смысла. В этом вопросе Notion, Obsidian, Notes и др. ваше всё.

Тебя заинтересовали идеи из статьи и ты хочешь попробовать их в своей работе?

Я с радостью помогу применить всё в работе. Бесплатно. Просто напиши мне 👇

Хочу консультацию!

💎 Послесловие

Работа руководителя — во многом про общение и выстраивание взаимодействий. Это создаёт значимое количество каналов коммуникации и потоков информации для вас, чем бывает сложно управлять.

Чтобы помнить всё не нужно помнить всё в прямом смысле этих слов, нужно вовремя вспоминать. В этом помогает ритуализация и «прошивка» работы с информацией в естественный ход вещей.

Притворить всё это в жизнь позволяют механики, инструменты и практики, который мы разобрали в этой статье.

Пробуйте как в работе, так и во всей жизни.

Удачи 🤩